Електронне урядування від ФДМУ: чому важливе цифрове управління державними активами

Офіс цифрової трансформації ФДМУ буде створювати Єдиний реєстр державної власності з командою Мінцифри

У 2023 році запрацював Офіс цифрової трансформації ФДМУ. Він має допомогти модернізувати роботу Фонду держмайна через впровадження новітніх IT-рішень і систем. Реалізувати проєкт допомагають USAID SOERA та Deloitte Україна.

Цей проект – вкрай актуальний, оскільки Україна стрімко та успішно рухається в напрямку цифровізації. Економічний ефект від впровадження електронних послуг у 15-ти сферах Мінцифри оцінює в 3,64 млрд грн на рік, а антикорупційний – у 2,05 млрд грн на рік.

У світі також помітили технологічні реформи України та їхню динаміку. Наша країна посіла 46 місце серед 193 держав за E-Government Development Index 2022 від ООН (2020 року була на 69-му). З такою позицією Україна перейшла до групи країн із «дуже високим рівнем розвитку електронного урядування» (VHEGDI).

До 2026 року пріоритетом 60% держустанов буде автоматизація процесів (на противагу 35% 2022 року), йдеться у дослідженні консалтингової компанії Gartner. Тож впровадження інновацій у вітчизняних держорганах – нині не бажання, а необхідність. І це розуміє ФДМУ.

Офіс цифрової трансформації Фонду працюватиме майже за десятком напрямків. Це допоможе знизити бюрократію та підвищити ефективність роботи співробітників, посилити взаємодію з бізнесом та громадськістю. Однак глобальна мета роботи Офісу – це максимально автоматизувати процес управління державною власністю.

СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ТА ПОКРАЩЕННЯ ВНУТРІШНІХ ПРОЦЕСІВ

«Папірець до папірця» – стандартний опис роботи будь-якої держустанови, якої не торкнулася модернізація. Тож одне із першочергових завдань Офісу цифрової трансформації ФДМУ – більшість процесів перевести в цифровий формат та перейти на електронний документообіг. Також запровадити автоматизовані системи сповіщень, наприклад, про дедлайн проєкту, час аукціону тощо.

Інші ІТ-рішення зможуть розрахувати план дій для виконання завдання, сигналізувати, що для завершення процесу не вистачає того чи іншого документу. Автоматизація удосконалить процес звітності, адже більшість інформації можна буде вивантажити із загальної системи в кілька кліків, а не збирати у колег кілька днів. Загалом цей підхід допоможе уникнути впливу людського фактору на процеси, коли документ випадково чи спеціально загубився або завдання виконане несвоєчасно.

Зміни торкнуться кожного напрямку діяльності фонду, кожного департаменту. Глобально автоматизація може скоротити місяці, а то й роки зайвої роботи. Тож чим ефективніше та швидше співробітник буде виконувати свою роботу, зокрема, завдяки автоматизації, тим якіснішим буде загальний процес приватизації та оренди держмайна.

Цифровізація Фонду полягатиме і в запровадженні аналітичних інструментів та систем обробки даних. Наприклад, зі статичними даними буде працювати алгоритм, який може проаналізувати вартість об'єкта, необхідність його модернізації зараз чи через певний час, а також пов'язані з ним ризики тощо. А система централізованого управління (GRPM) дозволить об'єднувати державні підприємства за галузями, додавати їх у холдинги, контролювати та своєчасно отримувати звітність.

Для того, щоб державні підприємства під управлінням Фонду мали ефективних керівників, запрацює система кадрового резерву. Кандидати матимуть відкритий доступ до всіх актуальних вакансій, надсилатимуть свої резюме та проходитимуть опитування, там же пізніше зможуть заключати трудовий договір.

Інформація про потенційних директорів буде проходити технічний аналіз в системі та перевірку службою безпеки Фонду щодо того, звідки був відправлений лист, чи немає конфлікту інтересів тощо. Лише потім дані передаватимуться до профільного департаменту, що займається призначенням директорів державних підприємств. Наразі немає конкурсного відбору через воєнний стан, тож таким технічним чином можна буде вирішити проблему некомпетентних управлінців на державних підприємствах та корупційних ризиків у їх призначенні.

НОВІ ТОЧКИ ЗОВНІШНЬОЇ ВЗАЄМОДІЇ

Для Фонду однією з ключових цілей є належне управління державним майном, конфіскованими російськими активами та їх ефективна реалізація для наповнення державного бюджету. Наразі існує декілька різних реєстрів, що верифіковані тільки частково, зокрема через передачу в управління Фонду великої кількості підприємств. На сьогодні це приблизно 2300 державних підприємств, 133 установи, більш ніж 60 тис. об’єктів власності. Тож є нагальна необхідність точної, зібраної в одному місці та систематизованої інформації – чим саме володіє наша держава. Знайти і верифікувати всі дані – надскладно, на це потрібні людські ресурси і багато часу.

Через таку ситуацію держава щороку може недоотримувати в бюджет мільярди. Тож найважливіше та найамбітніше завдання, яке має Офіс цифрової трансформації – створити Єдиний реєстр державної власності України. Це буде цифрова централізована та прозора система обліку та управління державними активами. Вона міститиме необхідні інструменти для запобігання корупції, захисту національних ресурсів та забезпечення їх ефективного використання.

Ефективне управління та прозорий облік державного майна відіграє ключову роль ще й у післявоєнному відновленні державного сектору економіки та відбудові обʼєктів інфраструктури. Пряма шкода нашій країні за підсумками першого року повномасштабного вторгнення становила $135 млрд, а завдані збитки — близько $290 млрд. Про це йдеться у звіті Світового банку «Швидка оцінка шкоди та потреб в Україні». Тож реєстр, де будуть обліковуватись всі типи державного майна, відображатися актуальні статуси про стан, використання тощо – вкрай важливе рішення для Фонду.

Офіс цифрової трансформації ФДМУ буде створювати Єдиний реєстр державної власності з командою Мінцифри. Реєстр включать до екосистеми управління відбудовою Digital Restoration Ecosystem for Accountable Management (DREAM).

Дуже багато процесів Фонду можна відобразити в вигляді статистичних даних та метрик. Це вже реалізовано через дашборди оренди державного майна та малої приватизації. Громадськість – кращий антикорупціонер, який зможе аналізувати всі відкриті дані і вказувати на суперечливі ситуації. Це можливість для Фонду оперативно реагувати на ризики і проблеми. Надалі кількість і тематика систем візуалізації та метрик буде розширюватися.

Розробка нового, більш інформативного та сучасного порталу ФДМУ – також важливе завдання Офісу. Цей спосіб зв'язку з бізнесом, громадськістю міститиме на єдиній платформі все, що потрібно буде знати про ФДМУ та його діяльність. На порталі відображатимуться новини, «вітрини» з актуальними об'єктами оренди та приватизації (наразі це окремі сайти), карта цих об'єктів, особистий кабінет зі сповіщеннями тощо.

Щоб легко та сучасно комунікувати зі своєю аудиторією, Фонд запустив в тестовому режимі чат-бот. Наразі він допомагає із загальними питаннями – наприклад, який механізм проведення аукціону чи як ініціювати оренду якогось об'єкту. Також бот допомагає оформити офіційне звернення до ФДМУ. А після створення єдиної бази даних його модернізують так, що він зможе перевірити статус держпідприємства або будівлі, наявність за конкретною адресою державного майна тощо.

Також задля оптимізації та спрощення всіх процесів команда Офісу цифрової трансформації тестує можливість впровадження штучного інтелекту. На прикладі чат-боту ФДМУ таке рішення допоможе, наприклад, зробити пошук більш персоналізованим, спростити заповнення необхідної документації та подачу заявок. Також ШІ зможе аналізувати велику кількість даних щодо об'єктів, генерувати звіти й аналітичні матеріали тощо.

Світові інноваційні тренди, стан війни, в якому наразі знаходиться наша країна, та запит у суспільстві мають спонукати усі українські державні органи до цифрової «еволюції». Саме завдяки цьому їхня ефективність може досягти того рівня, якого українці очікують десятиліттями. А ті владні структури, які протистоятимуть технологічним змінам, – гальмуватимуть не лише власні процеси, а стабілізацію та подальший розвиток України.

Денис Шугалій, перший заступник голови Фонду держмайна України